Uraian Sistem Pelayanan Administrasi Keuangan (SI PAKU)

Dalam rangka mendukung Visi dan Misi Pemerintah Kabupaten Tabanan, Dinas Kebudayaan Kabupaten Tabanan menghadapi tantangan dalam pengelolaan administrasi keuangan, khususnya dalam penyusunan dan verifikasi SPJ yang masih manual, tidak seragam, dan memakan banyak waktu serta biaya ATK. Proses verifikasi lambat, arsip sulit dikelola, dan monitoring tidak transparan. Untuk menjawab tantangan tersebut, dikembangkan SI PAKU (Sistem Pelayanan Administrasi Keuangan). Inovasi berbasis Google Form dan Google Sheet yang memungkinkan unggah dokumen SPJ secara daring dan verifikasi digital oleh Sub Bagian Umum dan Keuangan. Sistem ini mempercepat proses, meningkatkan transparansi, menghemat biaya, serta ramah lingkungan. SI PAKU menjadi langkah awal transformasi digital menuju tata kelola keuangan yang efektif dan akuntabel. Berikut juga diperlihatkan dokumentasi pelaksanaan SI PAKU (Sistem Pelayanan Administrasi Keuangan).

Gambar 1. Penerimaan dan Pemeriksaan SPJ Secara Manual

Penerimaan dan Pemeriksaan SPJ Secara Manual, yang dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Keuangan, sebelum SI PAKU (Sistem Pelayanan Administrasi Keuangan) diterapkan

Gambar 2. Melaporkan Rencana Aksi Perubahan kepada mentor

Melakukan konsultasi secara intensif dengan mentor yang telah ditugaskan dalam pelatihan kepemimpinan. Konsultasi ini sangat penting untuk memastikan bahwa arah inovasi sesuai dengan prinsip-prinsip serta tugas dan fungsi yang dimiliki, memiliki kelayakan implementasi, serta sejalan dengan tujuan organisasi.

Gambar 3. Rapat Pembentukan Tim Kerja

Untuk mendukung pelaksanaan inovasi secara efektif, dibentuk tim kerja aksi perubahan SI PAKU yang melibatkan para stakeholder. Tim kerja ini dibentuk melalui koordinasi langsung dan surat keputusan dari Kepala Dinas Kebudayaan Kabupaten Tabanan.

Gambar 4. Penyusunan Format Standar SPJ bersama PBJ

Dilakukan penyusunan format standar Surat Pertanggungjawaban (SPJ) yang melibatkan Tim Efektif dan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ). Kegiatan ini bertujuan untuk menyeragamkan format SPJ yang sebelumnya berbeda-beda antar unit kerja, sehingga memudahkan proses verifikasi dan mempercepat pengelolaan administrasi keuangan.

Gambar 5. Penyusuanan Draf Formulir SI PAKU

Dilakukan penyusunan desain sistem SI PAKU yang akan menjadi fondasi pengembangan inovasi. Desain ini tidak hanya mencakup aspek tampilan (user interface), tetapi juga struktur manajemen konten dan alur data dari masing-masing unit kerja.

Gambar 6. Uji coba Penggunaan SI PAKU

Uji coba ini dilakukan dengan melibatkan beberapa Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) dari Sekretariat, UPTD Museum Subak, dan UPTD Taman Budaya I Ketut Marya. Masing-masing unit kerja diminta mengisi Google Form SI PAKU dan mengunggah dokumen SPJ sesuai format yang telah ditentukan.

Gambar 7. SOP SI PAKU

Sebagai tindak lanjut dari implementasi sistem SI PAKU, langkah strategis yang dilakukan adalah melakukan penyesuaian terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP) administrasi keuangan yang sebelumnya masih berbasis manual. Penyesuaian ini bertujuan agar seluruh proses pengajuan dan verifikasi dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dapat selaras dengan alur digital yang diterapkan melalui sistem SI PAKU.

About The Author